Slik oppretter dere et stoffkartotek

I alle virksomheter hvor helsefarlige kjemikalier og stoffer er en del av arbeidsdagen, skal det finnes et stoffkartotek. Lurer du på hva et stoffkartotek skal inneholde, hvordan det skal bygges opp og hva som skal til for å holde det oppdatert? Her får du noen råd og tips.

Et stoffkartotek er en samling av sikkerhetsdatablader og informasjonsblad for helsefarlige kjemikalier, stoffer og biologisk materiale som brukes i en virksomhet. Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgivere å sørge for at alle ansatte har tilgang til et stoffkartotek som inneholder oppdatert informasjon om kjemikalier som finnes på arbeidsplassen.

HVORFOR STOFFKARTOTEK?

Hovedformålet med stoffkartoteket er å redusere risiko forbundet med bruk av kjemikalier og helseskadelige stoffer, både av hensyn til de ansattes helse og sikkerhet, og miljøet. Kunnskap om kjemikalier gjør det mulig å arbeide trygt og forebyggende, slik at risikoen for skader og negativ miljøpåvirkning reduseres. Hvis uhellet er ute, er stoffkartoteket en viktig kilde til rask informasjon om hvordan skaden kan håndteres og begrenses.

Stoffkartoteket er også et verdifullt verktøy for å holde oversikt over kjemikaliebeholdningen i virksomheten. Når dere vet hva dere har, kan det være mye penger å spare på å unngå unødvendige innkjøp.

God oversikt er også et utmerket grunnlag for å innfri substitusjonsplikten, som handler om at virksomheter skal jobbe aktivt for å ha så få farlige stoffer og kjemikalier som mulig.

SLIK OPPRETTER DERE ET STOFFKARTOTEK I 6 TRINN

Hvis dere skal opprette et stoffkartotek for første gang, eller gjøre om på et system som ikke fungerer, kan dere med fordel følge disse trinnene:

1. Kartlegg forekomst og bruk av kjemikalier i virksomheten.

Hvordan bruker dere kjemikalier? I hvilke mengder? Hvor oppbevares de? Hvordan blir ansatte utsatt for kontakt med eller påvirkning av kjemikalier og farlige stoffer?

2. Samle inn informasjon dere kan bruke i vurderingen av kjemikaliene og farene ved dem.

Sørg for at alle kjemikalier og stoffer dere har i virksomheten er dokumentert fra leverandør gjennom sikkerhetsdatablader. Dette er lovpålagt. Slik informasjon skal følge med produktene ved innkjøp. Mangler dere dokumentasjon, ta kontakt med leverandøren, som skal fremskaffe dette på forespørsel.

3. Vurder graden av påvirkning (eksponering) – både av de enkelte kjemikaliene og totalvirkningen kjemikaliene utgjør samlet.

Hvilke egenskaper har de ulike midlene (etsende, giftige, brannfarlige, annet?). Hvilke skader kan kjemikaliene føre til, på kort og lang sikt?

4. Vurder og prioriter risiko.

Risikoen er en vurdering av hvor sannsynlig det er at noe vil skje, sett i forhold til konsekvensen dersom det skulle skje. Risikoen kan beskrives med ord eller med tall, bestem hvordan dere definerer nivåer for risiko og hvilket tiltak som følger med hvert nivå.

Eksempel på skala fra Arbeidstilsynet:

Ubetydelig = 0: Det er ikke nødvendig med tiltak.

Lav = 1: Tiltak vurderes.

Middels = 2: Tiltak er nødvendig. Føres i egen handlingsplan med klare frister.

Høy = 3: Strakstiltak er nødvendig.

5. Lag en handlingsplan med ansvar og frister.

Ingenting gjør seg selv! Lag en handlingsplan og sett en ansvarlig person og en tidsfrist på hvert av punktene som skal følges opp.

6. Husk rutiner for regelmessig oppdatering!

Et stoffkartotek er nærmest verdiløst uten oppdateringer og vedlikehold. Arbeidstilsynet anbefaler at en person i virksomheten får et (koordinerende) ansvar for både innkjøp av kjemikalier og oppfølging av dokumentasjonen som inngår i stoffkartoteket.

Informasjonen som er tilgjengelig i stoffkartoteket skal være på norsk, og den skal være lett forståelig for alle ansatte. Arbeidstakere som ikke behersker norsk må også få tilstrekkelig informasjon og opplæring, slik at de kan arbeide trygt med eller rundt kjemikalier. Dette er arbeidsgivers ansvar.

Se også Arbeidstilsynet sin temaside for mer informasjon om hvordan dere jobber med stoffkartotek.

HOLD ORDEN PÅ INNKJØPENE

Husk å vurdere nye kjemikalier som blir kjøpt inn på samme måte som de produktene som er i bruk. Nye kjemikalier må også vurderes med tanke på hvilken virkning de kan ha i kombinasjon med de kjemikaliene som finnes i virksomheten allerede. Hvis den samme personen i virksomheten har ansvar for alt innkjøp av kjemiprodukter og dere bruker en fast leverandør, er det enklere å gjøre disse vurderingene og oppdateringene løpende.

OPPDATERTE SIKKERHETSDATABLADER ER ALFA OG OMEGA

Den viktigste basisen i et oppdatert stoffkartotek er korrekte informasjons- og sikkerhetsdatablader som skal følge med produktene fra leverandør.

Et sikkerhetsdatablad beskriver egenskapene til produktet og anbefalte vernetiltak ved bruk. Arbeidstilsynet krever at sikkerhetsblader skal «stilles til rådighet» gratis på papir eller digitalt. Leverandører skal oppdatere et sikkerhetsdatablad så snart det foreligger nye opplysninger som kan påvirke tiltakene for risikohåndtering, og informere kunder om at det foreligger en ny versjon.

I Würth har vi blant annet opprettet et digitalt dokumentasjonssystem for sikkerhetsdatablader som er tilgjengelig for alle kunder som kjøper kjemiprodukter hos oss. I systemet får kunden opp alle kjemikalier som er kjøpt de siste 12 måneder, og kan enkelt hente ut tilhørende datablad. Når vi oppdaterer et av våre datablader, blir det automatisk oppdatert i kundens digitale oversikt, og et varsel sendes sammen med nytt sikkerhetsdatablad på e-post til kontaktpersonen hos kunden.

STOFFKARTOTEK - PAPIR ELLER ELEKTRONISK?

I en arbeidsdag som blir mer og mer digital, også i produksjons- og verkstedyrker, er det naturlig å velge elektroniske løsninger for å oppbevare og oppdatere informasjon. Ikke minst har elektroniske løsninger store fordeler når det gjelder å gi tilgang til informasjonen og søke i innholdet. Flere og flere leverandører og arbeidsgivere ser gevinstene av dette.

Selv om elektroniske dokumentasjonssystemer er både mer effektive og mer miljøvennlige enn papirsystemer, er det fortsatt vanlig at virksomheter har stoffkartotek og sikkerhetsdatablader i permer og manuelle arkiver.